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Como aumentar a segurança e agilidade em transações contábeis na nuvem?

Para atender aos clientes, hoje os escritórios contábeis aceitam o envio de documentos de diferentes maneiras. De e-mails com arquivos em PDF, extratos de banco e recibos físicos. E, há empresas que aceitam até envio de fotos via WhatsApp. Apesar de facilitar a vida dos clientes, isso expõe a organização contábil a riscos no extravio de documentos que chegam de forma desorganizada, sem recibos de recebimento e sem nenhum rastreamento.

O mercado contábil sofreu, como poucos, um impacto enorme pela digitalização e expansão da Internet nos últimos anos. Não bastasse a adoção em larga escala da conectividade pelas pessoas físicas e jurídicas, os órgãos fiscalizadores e arrecadadores do país estão cada vez mais integrados aos sistemas de bancos, cartórios, prestadores de serviço entre outros.

As empresas contábeis ainda têm um problema adicional: sua rotina envolve a troca constante de dados e documentos entre seus funcionários e clientes. São cópias de recibos médicos, de despesas com transporte e refeições, viagens, faturas emitidas, extratos bancários, entre outros. Os clientes, que há poucos anos só podiam despachá-los fisicamente via portadores, hoje exigem total flexibilidade no envio. Mas, como isso afeta sua organização?

Documentos contábeis chegam de todas as formas
Para atender aos clientes, hoje os escritórios contábeis aceitam o envio de documentos de diferentes maneiras. De e-mails com arquivos em PDF, extratos de banco e recibos físicos. E, há empresas que aceitam até envio de fotos via WhatsApp. Apesar de facilitar a vida dos clientes, isso expõe a organização contábil a riscos no extravio de documentos que chegam de forma desorganizada, sem recibos de recebimento e sem nenhum rastreamento.

Isso sem falar que a maior parte desses serviços de envio e troca de mensagens não é garantida contra o vazamento de informações, ou seja, você está totalmente exposto aos hackers do mundo online.

O custo da facilidade para sua empresa
Tudo isso leva ao estabelecimento de novas rotinas e controles dentro da sua organização. Esses controles geram um custo que é quase invisível, de difícil cálculo e redução. Ou seja, você passa a notar que sua organização não está mais tão ágil quanto antes, mas não consegue identificar os principais ofensores de custo.

Organizando tarefas e aumentando a segurança das transações contábeis
Da mesma forma que a nuvem trouxe um adicional de complexidade, quando corretamente utilizada ela torna-se uma grande aliada. Um bom sistema para a gestão do envio de informações e documentos deve conter:

  • Segurança total no envio
    Tudo começa com o uso de certificados digitais SSL / HTTPS, que criptografam os dados trocados entre o servidor do sistema e o navegador dos clientes. Também é importante avaliar onde o provedor de serviços hospeda suas aplicações, para avaliar se seguem as políticas de segurança do mercado e garantem a integridade, sigilo e disponibilidade das informações. Lembre-se de checar se estão mantendo um registro de dados movimentados por pelo menos um ano.
  • Acesso fácil de qualquer plataforma
    Os clientes estão conectados de múltiplas formas ao longo do dia. Durante o período comercial, provavelmente estão utilizando desktops e laptops. No almoço, ou no taxi, em smartphones. De noite, nos tablets em casa. Por isso, uma boa aplicação deve permitir o acesso de qualquer local, de qualquer dispositivo. Sem sacrificar a agilidade, deve ter um mecanismo seguro de login, e uma maneira intuitiva de envio de arquivos. Tudo registrado e organizado
  • Gestor no controle total do processo
    Para um gestor, não basta o envio seguro. É necessário que o arquivo seja associado automaticamente a um cliente, e que entre em um fluxo operacional pré-definido. Um bom sistema integra-se à diversas aplicações, de forma transparente.

Se estes problemas te preocupam, temos uma excelente notícia. Seguindo as boas práticas de organização e gestão aplicadas à contabilidade, a Wolters Kluwer, Unidade de Negócios Fiscal e Contábil no Brasil trouxe para o país um conceito inovador e que mudará o cotidiano entre as empresas contábeis e seus clientes. Trata-se da Contabilidade Colaborativa, que busca alinhar padrões de mercado e possibilita a oferta de transações pontuais dentro do universo de serviços oferecidos, sem prévio contrato ou vínculos, e com total liberdade de escolha para quem contrata. As soluções Prosoft BEEWork e Prosoft EASY4all foram desenvolvidas tendo como premissa este conceito.

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