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O mundo contábil em evolução: tecnologia e contabilidade colaborativa

Ao longo de décadas, as principais mudanças no mundo da contabilidade eram associadas às mudanças na legislação. Hoje, os escritórios contábeis encontram-se frente ao mesmo desafio de outras indústrias: como se adaptar às novas exigências digitais que chegaram com tanta velocidade.

Ao longo de décadas, as principais mudanças no mundo da contabilidade eram associadas às mudanças na legislação. Os processos e cálculos eram ajustados a cada mudança de alíquota ou pela criação de novos tributos, mas a troca de informações com os clientes e os órgãos arrecadadores eram feitas da mesma forma.

Isso foi a regra até a explosão da informática e das comunicações. Hoje, os escritórios contábeis encontram-se frente ao mesmo desafio de outras indústrias: como se adaptar às novas exigências digitais que chegaram com tanta velocidade.

A informática mudando o mundo

A informática e a comunicação de dados foram introduzidas no mundo corporativo desde o início dos anos 80, mas os custos eram muito altos e valiam a pena apenas para grandes empresas. Com o lançamento de computadores e laptops de baixo custo no começo desse século, um número maior de empresas passou a incorporá-los nas suas atividades.

Isso não parou no mundo empresarial. As famílias passaram a comprar equipamentos para uso doméstico e conectá-los à Internet. Em 2015, segundo a pesquisa oficial do CETIC.BR no país todo, mais da metade dos domicílios com renda superior à 3 salários-mínimos possuem um laptop, 40% um desktop e, mais impressionante ainda, 75% têm acesso à Internet.

Essa conectividade permitiu que as mídias sociais e ferramentas de comunicação tivesse um alcance imenso. Segundo dados do Facebook, em 2016 tínhamos mais de 102 milhões de brasileiros usando a sua plataforma todos os meses. O WhatsApp é usado em larga escala no país, tomando o lugar de chamadas de voz de celular e do antigo SMS.

Com toda essa facilidade, o governo logo percebeu que poderia aproveitar para reduzir custos e aumentar a sua eficiência

Receita Federal: cada vez mais online

Se há um órgão oficial que aprendeu a aproveitar todo o potencial do mundo online é a Receita Federal. Com a disponibilização em 1997 da entrega das declarações de Imposto de Renda via Internet, marcou o início das mudanças no mundo contábil. Nesses 20 anos continuou evoluindo, introduzindo o Siscomex, a consulta ao extrato simplificado da DIRF e ao lançamento do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), em 2006.

As mudanças não pararam e as empresas agora se preparam para o eSocial, que trará uma visibilidade ampla das informações de folha de pagamento, que serão submetidas automaticamente todos os meses para a Receita Federal e outros órgãos do governo.

Essas mudanças têm um impacto significativo nas atividades das empresas contábeis, mas não são as únicas. Os clientes também mudaram de hábitos.

Smartphones e e-mail: o novo cliente do escritório contábil

A Fundação Getúlio Vargas de São Paulo, na Pesquisa Anual de Administração e Uso da Tecnologia da Informação nas Empresas, informa que até o final de 2017 o Brasil terá um smartphone em uso por habitante. Todos conectados, seja via WiFi em casa, no trabalho, via 3G e 4G, ou até em locais com conectividade gratuita.

Esses usuários estão agora acostumados a trocar fotos, vídeos e informações em tempo real, via aplicativos como o WhatsApp e e-mail. Portanto, nada mais natural que mandar fotos de documentos e recibos para o contador a qualquer hora do dia e da noite.

Isso trouxe uma complexidade adicional ao escritório: como registrar e controlar tantos documentos sem prejudicar a agilidade do processo.

E não para por aí. Estando acostumados aos serviços online, os clientes são cada vez mais exigentes nos prazos para análises de folha de pagamento, principalmente rescisão, contratação e férias. Esperam respostas instantâneas com a criação de diversos cenários.

Contabilidade Colaborativa: o futuro da contabilidade

Avaliando o processo contábil, identificamos três participantes principais: as organizações contábeis, as pequenas e médias empresas e o Governo. Com uma grande variedade de plataformas e soluções, temos que garantir que as informações sejam enviadas e recebidas de forma sincronizada e com total segurança.

A Contabilidade Colaborativa tem como princípios reduzir custos e remover barreiras entre processos e entregas. A nuvem é usada como ambiente padrão para a troca de informações, tornando possível o trabalho de múltiplos participantes em um arquivo e minimizando a necessidade de processos sequenciais.

Além de ajudar o empresário a potencializar o valor de seu negócio perante o mercado, a colaboração na contabilidade ajuda a equilibrar a carga de trabalho ao longo do ano, reter e fidelizar clientes, ter mais flexibilidade e aumento da receita mensal recorrente.

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